Weihnachtsmarkt auf dem Firmengelände planen: Die wichtigsten Eckdaten

Wer einen Weihnachtsmarkt auf dem Firmengelände plant, braucht vor allem belastbare Eckdaten. Gästezahl, Fläche, Stromversorgung, Zufahrt und Leistungsumfang entscheiden darüber, ob das Konzept vor Ort umsetzbar ist und wie hoch das Budget ausfällt.

Dieser Beitrag zeigt die organisatorischen und kalkulatorischen Grundlagen – unabhängig davon, welche Speisen später angeboten werden.

1. Gästezahl und Auslastung realistisch einschätzen

Für die Planung ist entscheidend, wie viele Menschen gleichzeitig vor Ort sind und wann die stärkste Nachfrage entsteht. 500 Gäste, die über mehrere Stunden verteilt eintreffen, stellen andere Anforderungen als 500 Personen, die nach einer Ansprache gleichzeitig zur Ausgabe gehen.

Notiert deshalb:

• erwartete Gesamtgästezahl
• stärkste gleichzeitige Auslastung
• Veranstaltungsdauer
• Schichten oder feste Programmpunkte
• voraussichtlicher Beginn der Essensausgabe

Diese Angaben bilden die Grundlage für Flächenbedarf, Ausgabe und Personalplanung.

2. Die verfügbare Fläche richtig prüfen

Eine pauschale Quadratmeterzahl pro Gast ist nicht seriös. Neben Food- und Getränkestationen werden Flächen für Warteschlangen, Wege, Steh- oder Sitzbereiche, Zelte und gegebenenfalls Wärmequellen benötigt. Hinter den Ausgabestellen muss außerdem ausreichend Arbeits- und Nachschubfläche frei bleiben.

Für eine erste Prüfung helfen ein Lageplan und aktuelle Fotos. Markiert Ein- und Ausgänge, Zufahrten, Stromanschlüsse, Fluchtwege und Bereiche, die nicht bebaut werden dürfen. Auch die Anlieferung sollte möglich sein, ohne die Wege der Gäste zu kreuzen.

3. Strom, Zufahrt und Wetter früh klären

Der Strombedarf hängt vom konkreten Aufbau und den eingesetzten Stationen ab. Vorhandene Steckdosen reichen nicht automatisch aus. Prüft deshalb früh, welche Anschlüsse verfügbar sind und ob Verteiler oder zusätzliche Leitungen benötigt werden.

Ebenso wichtig ist die Zufahrt für Trucks, Trailer und Anlieferfahrzeuge. Maße, Untergrund und Rangiermöglichkeiten sollten vor der Zusage geprüft werden.

Bei einem Outdoor-Event gehört außerdem ein Wetterplan dazu. Je nach Standort können Zelte, Heizstrahler, Feuerkörbe oder andere Wärme- und Wetterschutzlösungen sinnvoll sein. Welche Ausstattung tatsächlich benötigt wird, hängt von Termin, Fläche und Konzept ab.

4. Kosten nach Leistungsumfang vergleichen

Der Preis eines mobilen Firmen-Weihnachtsmarkts richtet sich unter anderem nach Gästezahl, Dauer, Fläche, Ausstattung und Zusatzwünschen. Bei WINTER GLOW gibt es für jeweils 300 Gäste folgende Orientierungsbeispiele:

Die Beträge gelten als Beispiele für 300 Gäste und sind keine pauschalen Preise für jede Veranstaltungsgröße. Bei einer anderen Gästezahl oder zusätzlichen Leistungen wird individuell kalkuliert.

Für den Angebotsvergleich zählt daher nicht nur der Preis pro Person. Entscheidend ist, welche Leistungen enthalten sind und welche Aufgaben das Unternehmen selbst übernimmt.

5. Zuständigkeiten und Entscheidungswege festlegen

Intern sollte eine verantwortliche Person für Termin, Fläche und Freigaben benannt werden. Extern müssen Ansprechpartner für Foodpartner, Getränke, Ausstattung, Auf- und Abbau sowie den Ablauf feststehen. Klare Zuständigkeiten erleichtern die Abstimmung zwischen HR, Assistenz, Standortleitung, Marketing und Einkauf.

Für eine erste Anfrage sind Termin, Postleitzahl, Gästezahl, Veranstaltungsdauer, Fotos oder ein Lageplan sowie Angaben zu vorhandenen Anschlüssen hilfreich. Damit wird aus einer groben Idee eine realistische Planung und ein belastbares Angebot.

Ihr prüft gerade eure Fläche und das Budget? Auf der WINTER-GLOW-Seite findet ihr die Paketvarianten und könnt die Eckdaten eures Firmen-Weihnachtsmarkts für ein individuelles Angebot senden.